Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu dự án, xây dựng công trình vào Lưu trữ lịch sử thành phố của các ban quản lý dự án tại Đà Nẵng
Cập nhật lúc: 09:33 - 01/12/2017 Lượt xem: 228

    Thực hiện Kế hoạch công tác năm 2017 và để đánh giá thực tiễn, đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ, giao nộp tài liệu dự án, công trình xây dựng vào Lưu trữ lịch sử thành phố của các ban quản lý dự án, ngày 22 tháng 11 năm 2017, Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng đã tổ chức Hội nghị chuyên đề về lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu dự án, xây dựng công trình vào Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng của các ban quản lý dự án trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

 

Ảnh: Toàn cảnh Hội nghị

 

    Tham dự Hội nghị là hơn 50 đại biểu đại diện cho các ban quản lý dự án thành phố và quận, huyện, với sự chủ trì của bà Đỗ Thị Nguyệt Minh - Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

 

    Các đại biểu tham dự Hội nghị đã được nghe công chức, viên chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trình bày 02 báo cáo đề dẫn về: Quy định về lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan và thực tiễn tại các ban quản lý dự án; Thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu dự án, xây dựng công trình tại lưu trữ lịch sử thành phố. Các báo cáo đề dẫn đã nêu khái quát các quy định và đánh giá thực tế tình hình lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tại các ban quản lý dự án, bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử thành phố. Từ đó, để khẳng định rằng: lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong cơ quan; giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử là trách nhiệm của các ban quản lý thuộc nguồn nộp lưu; tài liệu sau khi giao nộp vào lưu trữ lịch sử thành phố được bảo quản an toàn, không để xảy ra tình trạng mất tài liệu, lọt lộ thông tin của văn bản và phục vụ tra cứu, sử dụng nhanh chóng, theo đúng quy định.

 

    Đồng thời, Hội nghị đã được nghe báo cáo tham luận của 02 cơ quan, trong đó được chia thành 02 phần chính: Thực tiễn lập hồ sơ, giao nộp tài liệu dự án, xây dựng công trình vào lưu trữ cơ quan và những khó khăn, vướng mắc và kinh nghiệm giao nộp tài liệu dự án vào lưu trữ lịch sử thành phố.

    

    Tại Hội nghị, bà Đỗ Thị Nguyệt Minh - Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ - Chủ trị Hội nghị đã hướng dẫn và đề nghị các ban quản lý dự án thực hiện đúng quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.

 

    Để các ban quản lý dự án thực hiện đúng quy định về văn thư, lưu trữ, Hội nghị đã chỉ ra một số nội dung các ban quản lý dự án cần thực hiện trong thời gian đến như sau:

 

    1. Ban hành hoặc điều chỉnh các văn bản về văn thư, lưu trữ để đảm bảo thống kê đầy đủ các tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan.

 

    2. Về quản lý văn bản đến: ban hành văn bản quy định thời gian xử lý văn bản đến và phân công viên chức, người lao động theo dõi chặt chẽ tình hình xử lý văn bản đến, hàng tuần báo cáo lãnh đạo cơ quan để chỉ đạo giải quyết.

 

    3. Về quản lý văn bản đi: Phòng Tổ chức - Hành chính phân công viên chức kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan trước khi ban hành; chuyển đầy đủ bản chính văn bản đi cho cá nhân, bộ phận tham mưu xử lý để lập hồ sơ.

 

    4. Chỉ đạo, hướng dẫn viên chức, người lao động thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ đối với công việc được giao giải quyết theo đúng quy định; lấy việc lập hồ sơ là một trong những tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hàng năm đối với viên chức và người lao động.

 

    5. Cài đặt và ứng dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.

 

    6. Bố trí phòng hoặc kho lưu trữ đủ diện tích để bảo quản tài liệu hình thành tại cơ quan; thực hiện nghiêm túc các nội dung công việc của công tác lưu trữ theo đúng quy định, trong đó tập trung: thu thập đầy đủ tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; quản lý chặt chẽ, an toàn tài liệu tại lưu trữ cơ quan; lập sổ xuất, sổ nhập tài liệu trong kho lưu trữ; Sử dụng kinh phí được trích lại của từng dự án, công trình để chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu; chậm nhất đến hết năm 2021, chỉnh lý dứt điểm tài liệu lưu trữ hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng, tích đống tại cơ quan; giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thành phố; tổ chức khai thác, sử dụng để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

 

    Hội nghị là dịp để các ban quản lý cùng trao đổi, thảo luận, nêu kinh nghiệm thực tế và đề xuất thực hiện đồng bộ các giải pháp, góp phần thực hiện tốt hơn công tác văn thư, lưu trữ nói chung và lập hồ sơ và giao nộp tài liệu dự án, xây dựng công trình vào lưu trữ lịch sử thành phố của từng cơ quan nói riêng./.

    

                                                                                  Thùy Dung

         
Tin cùng chuyên mục




Thống kê truy cập Thống kê truy cập

3 8 4 5 3 2 7 4
Hôm nay: 4.709
Hôm qua: 16.738
Tuần này: 64.523
Tháng này: 325.188
Tổng cộng: 38.453.274