Mô hình “Công sở thông minh” của Hàn Quốc và câu chuyện địa điểm làm việc của công chức
Cập nhật lúc: 09:05 - 21/11/2017 Lượt xem: 264

Vừa qua, đã có đại biểu Quốc hội đặt vấn đề về việc đề xuất giải pháp thí điểm cho cán bộ, công chức, viên chức tại thành phố Hồ Chí Minh ở một số lĩnh vực có thể làm việc tại nhà mà không phải đến cơ quan (Xem thêm bài viết "Công chức làm việc ở nhà được không?" trên Báo Thanh niên, số ra ngày 20/11/2017)[i]. Cụ thể, theo bài viết trên Báo Thanh niên, trong phiên thảo luận tổ tại Quốc hội về dự thảo Nghị quyết về thí điểm cơ chế, chính sách đặc thù phát triển thành phố Hồ Chí Minh ngày 14/11/2017, đại biểu Quốc hội Ngọ Duy Hiểu (Hà Nội) đã đề xuất thí điểm cho cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) ở một số lĩnh vực có thể làm việc tại nhà mà không cần phải tới cơ quan để tiết kiệm chi phí văn phòng. Đại biểu này nhận định khuynh hướng của thời đại công nghệ thông tin là có thể làm việc ở nhà thay vì đến cơ quan. Đồng thời, cho rằng: "Nếu áp dụng hình thức quản lý lao động theo cách này, có thể giảm chi phí điện nước, điện thoại, sử dụng thiết bị văn phòng, diện tích phòng làm việc của nhiều cơ quan. Người lao động cũng giảm được chi phí đi lại, tiết kiệm thời gian, hiệu quả công việc có thể cao hơn nhờ tập trung hơn".

Về ý kiến của Đại biểu Ngọ Duy Hiểu, đã có nhiều ý kiến bình luận khác nhau về đề xuất này. Nhiều nhà nghiên cứu và đại biểu khác cho rằng đề xuất này vẫn chưa thật sự phù hợp trong hoàn cảnh hiện nay và dẫn chứng nhiều nghi ngại về vấn đề trách nhiệm của CCVC là phải có mặt thường trực tại cơ quan, dễ phát sinh tiêu cực vì không kiểm soát được thời gian xử lý công việc. Nhiều ý kiến khác cho rằng đề xuất này chỉ thực hiện được trong tương lai 50 năm tới (dẫn theo Báo Thanh niên).

Hiện nay, tại nhiều quốc gia, xu hướng "văn phòng ảo" không cần đến công sở làm việc cũng đã bắt đầu phát triển từ nhiều năm qua; tuy nhiên, quan trọng là triển khai sao cho đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước; không phá vỡ những nguyên tắc mang tính quy cũ, văn hóa, truyền thống sở tại. Để có thêm một cái nhìn trung hòa về vấn đề địa điểm làm việc, chúng tôi xin được giới thiệu tóm tắt mô hình về "Trung tâm làm việc thông minh" hay "Công sở thông minh" ("Smart work center") của Chính phủ Hàn Quốc dựa trên báo cáo của Công ty Cisco năm 2014[ii] như sau:

 

1. Bối cảnh ra đời của mô hình "Công sở thông minh"

Hệ thống "Công sở thông minh" đã được Chính phủ Hàn Quốc bắt đầu chuẩn bị từ năm 2009 và phê duyệt triển khai vào năm 2010 bởi Tổng thống Lee Myung-Bak. Hệ thống này phù hợp với triết lý quản lý của Chính phủ Hàn quốc gồm các chính sách xây dựng chính quyền điện tử thông minh; xuất phát từ nhu cầu giảm thiểu ô nhiễm môi trường, sự ấm lên toàn cầu do sử dụng nhiều phương tiện giao thông cùng với nhiên liệu hóa thạch, cũng như đối phó với các vấn đề về suy giảm năng suất lao động, dân số già và mong muốn khuyến khích công chức có thêm nhiều thời gian bên gia đình và sinh thêm nhiều con hơn…

Bên cạnh đó, việc di dời trụ sở của một số bộ và cơ quan trung ương từ thủ đô Seoul đến thành phố Sejong, bắt đầu năm 2012, đã gây ra rất nhiều gánh nặng về mặt thời gian, chi phí đi lại và giảm hiệu quả làm việc đối với nhưng người làm việc cho các cơ quan nhà nước. Theo khảo sát của Công ty Regus (công bố trên Thời báo Seoul)[iii]: Cứ 4 người thì có 01 người lao động Hàn Quốc bị mắc kẹt trong xe buýt hoặc tàu điện ngầm trong hơn 90 phút để đi làm hàng ngày. Thời gian đi làm trung bình là 62 phút và thậm chí có 8% người phải mất 2 giờ đồng hồ mỗi ngày để đi đến công sở.

Những vấn đề trên đã dẫn đến nhu cầu rất lớn về việc thành lập các "Trung tâm công sở thông minh". Việc ra đời những Trung tâm này, cùng với việc cho phép người làm việc cho các cơ quan nhà nước có thể làm việc gần hơn đối với nơi họ sinh sống, có ý nghĩa quan trọng trong việc giải quyết các bài toán ở trên.

 

Ảnh minh họa: Hình ảnh một Trung tâm Công sở thông minh tại Hàn Quốc

 

2. Chiến lược tiếp cận xây dựng "Trung tâm công sở thông minh"

Để đi đến quyết định thành lập các Trung tâm này, Chính phủ Hàn Quốc đã tiến hành khảo sát và kiểm toán nhiệm vụ của nhân viên để xác định tính phù hợp của việc cho phép nhân viên sử dụng các trung tâm. Kết quả khảo sát cho thấy 47,7%  công việc của công chức Chính phủ có thể được hoàn thành từ Trung tâm ít nhất một ngày mỗi tuần. Bộ An ninh và Quản lý Công (Ministry of Security and Public Administration) được giao nhiệm vụ giám sát tất cả các vấn đề liên quan đến việc thành lập các "Trung tâm công sở thông minh", trong khi  Cơ quan Xã hội Thông tin Quốc gia (National Information Society Agency) là cơ quan có trách nhiệm xây dựng và vận hành các Trung tâm này. Dữ liệu được lưu trữ trên dịch vụ đám mây của Chính phủ, trong khi việc truyền tải và lưu trữ dữ liệu được quản lý bởi Công ty thông tin và truyền thông Chungan.

 Các "Trung tâm công sở thông minh" mở cửa cho cán bộ, công chức các cơ quan trung ương và một số công chức thuộc chính quyền địa phương cũng được chấp thuận. Hiện nay, các Trung tâm này không được quảng bá rộng rãi; tuy nhiên, Cơ quan Xã hội Thông tin Quốc gia đang tìm cách mở rộng hợp tác các Trung tâm này với khu vực tư nhân trong đầu tư, quản lý, sử dụng. Quy mô của mỗi Trung tâm là rất đa dạng theo các khu vực địa lý, vì vậy không có chi phí cố định thống nhất cho mỗi Trung tâm.

 

3. Giải pháp thiết kế Công sở thông minh

Đến năm 2015, Chính phủ Hàn Quốc đã thành lập 13 "Trung tâm công sở thông minh", được được sử dụng bởi nhân viên từ 36 cơ quan Trung ương, 28 cơ quan thuộc chính quyền địa phương và 71 tổ chức công.

Các công ty công nghệ thông tin thuộc khu vực tư nhân hỗ trợ cài đặt hệ thống hội nghị truyền hình, xây dựng hệ thống tường lửa và an ninh mạng. Mỗi Trung tâm có một bộ phận quản lý các hoạt động hàng ngày. Các công sở thông minh được trang bị, sắp xếp giống với các công sở chính phủ đến mức tối đa nhất; đồng thời, được bảo vệ bởi hệ thống an ninh nghiêm ngặt, đảm bảo chỉ cá nhân được phân quyền mới được vào làm việc tại các Trung tâm. Một hệ thống nhận dạng sinh trắc học phân tích mẫu vân tay của cá nhân vào các cơ sở, và hệ thống Camera an ninh cũng được lắp đặt để giám sát các hoạt động.

Các hệ thống điện thoại và hội nghị truyền hình cho phép công chức kết nối liên tục các mối quan hệ làm việc với các đồng nghiệp và giám sát viên trong văn phòng công sở chính thức. Hệ thống máy tính để bàn kết nối với mạng nội bộ của chính phủ, và dữ liệu cần thiết cho một ngày làm việc được chuyển đến máy chủ dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Công chức có thể truy cập dữ liệu và làm việc trong hệ thống mạng nội bộ. Tất cả dữ liệu và thông tin được lưu giữ trong văn phòng làm việc và máy chủ đảm bảo bảo mật dữ liệu.

 

4. Đánh giá hiệu quả, những rào cản và kinh nghiệm triển khai

Về mặt rào cản, Ủy ban Xã hội Thông tin Quốc gia Hàn Quốc cho rằng vẫn gặp trở ngại lớn trong việc thay đổi nhận thức của công chức vốn cho rằng kết quả đánh giá công việc của họ sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực nếu không có mặt trực tiếp tại công sở. Thực tế cho thấy, trong 4 năm đầu triển khai tại Hàn Quốc, những lo lắng đối với vấn đề này vẫn còn khá nhiều. Để giải quyết mối bận tâm này, Chính phủ Hàn Quốc đã công bố Sổ tay hướng dẫn sử dụng "Công sở thông minh" trong đó liệt kê các nhiệm vụ có thể hoàn thành tại các Trung tâm này.  Đồng thời, Chính phủ Hàn quốc cũng đã thông qua quy định về bảo vệ quyền lợi của công chức và khẳng định đối với các nhà quản lý rằng công việc có thể hoàn thành một cách hiệu quả tại các "Trung tâm công sở thông minh". Quy định này khẳng định, ngoại trừ nhiệm vụ quản lý và các nhiệm vụ liên quan đến an ninh, hầu như tất cả các hoạt động công vụ đều được phép hoàn thành tại "Trung tâm công sở thông minh".

Công việc phân tích được tiến hành thường xuyên, bao gồm lập danh sách cho các tác vụ và tần suất làm việc tại "Trung tâm công sở thông minh" theo loại hình công việc của từng nhóm công chức. Chính phủ cũng đã trao giấy chứng nhận cho các cá nhân góp phần vào sự thành công của việc sử dụng "Trung tâm công sở thông minh", và làm các video clip để tuyên truyền. Dự án Trung tâm công sở thông minh cũng đang được mở rộng để đáp ứng các nhu cầu cụ thể hơn về một số loại nhân viên nhất định; ví dụ, thiết kế mô hình công sở thông minh đáp ứng nhu cầu của nhân viên, công chức là phụ nữ và người khuyết tật…

Về mặt hiệu quả, theo Cơ quan Xã hội Thông tin quốc gia Hàn Quốc, mặc dù tiết kiệm chi phí trong thời gian đầu là còn chưa đáng kể do chi phí xây dựng các "công sở thông minh", nhưng xét trên tổng thể, sự tiết kiệm về mặt thời gian đi lại và sự hài lòng trong công việc của công chức là đáng được ghi nhận. Ghi nhận của Cơ quan này cho thấy, làm việc tại một "Trung tâm công sở thông minh" có thể tạo ra sự khác biệt, cụ thể mỗi nhân viên có thể rút ngắn 50% thời gian để hoàn thành công việc do sự tập trung vào công việc cao hơn. Kết quả khảo sát do Chính phủ Hàn Quốc thực hiện cho thấy 92,1% người dùng "Trung tâm công sở thông minh" hài lòng tổng thể với các trung tâm, bao gồm tiết kiệm thời gian và tiết kiệm năng lượng. Thành công của Hàn Quốc với các "Trung tâm công sở thông minh" được xem là một sáng kiến ​​tích cực cho các quốc gia khác tham khảo.

Từ những phân tích tóm tắt trên đây, có thể thấy, mô hình "Trung tâm công sở thông minh" là một mô hình rất đáng để tham khảo đối với việc tổ chức công việc của các bộ, ngành Trung ương và các thành phố lớn như thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội nhằm mục tiêu giảm thời gian đi lại, giải quyết vấn đề ô nhiễm và giao thông đô thị, cũng như nâng cao năng suất lao động của nhân viên nhà nước.

Hoàng Phúc

         
Tin cùng chuyên mục




Thống kê truy cập Thống kê truy cập

3 8 4 5 3 2 3 2
Hôm nay: 4.667
Hôm qua: 16.738
Tuần này: 64.481
Tháng này: 325.146
Tổng cộng: 38.453.232